Baumax v Bulharsku ušetřil díky Xeroxu 20 % nákladů na tisk

Přinášíme vám zahraniční případovou studii, ve které vám ukážeme, jak se dá ušetřit na tisku.

Výchozí stav
Obchodní řetězec Baumax využíval v Bulharsku více než 150 různých tiskových zařízení, různých modelů od různých výrobců. Celá tato situace vedla k špatně predikovatelnému řízení nákladů na opravy a provoz těchto zařízení.

Výzva
Společnost Baumax hledala řešení, které zefektivní nákladovost provozu a umožní přesné plánování výdajů na tiskové služby. Chtěla současně také řešení, které zrychlí servisní zásahy a prostoje nefunkčních zařízení.

Řešení
Oslovená společnost Xerox provedla u Baumaxu analýzu stávajícího stavu jejich stávajících tiskových zařízení. Z této analýzy vyplynul návrh ze strojové flotily vyřadit zařízení na hranici/za hranicí živostnosti, vyřadit neefektivní zařízení s vysokými náklady na provoz a nahradit je modernějšími produktivními a udržitelnými zařízení. Část zařízení od jiných dodavatelů, která byla uprostřed svého životního cyklu, převzal Xerox pod svůj servis. Všechna zařízení byla připojena k systému vzdáleného dohledu a automatického monitoringu, který umožňuje plně automatické objednávání konkrétního servisního zásahu a rovněž automatické objednávání spotřebního materiálu. Servisní a materiálová smlouva od Xeroxu pak zaručila Baumaxu přesné plánování nákladů. V ceně tisku/skenu jedné strany A3/A4 byly již zahrnuté veškeré náklady na vytištění (servis, spotřební materiál, SW, záruka).

Výsledek změn
Po zavedení řízených tiskových služeb Xerox došlo ke snížení celkového počtu zařízení o 42 %, přičemž náklady poklesly o 20 %.

Vzdálený monitoring začal umožňovat proaktivní přístup k provozu zařízení, eliminaci prostojů zařízení z důvodů poruch/chybějícího náhradního dílu/chybějícího spotřebníku materiálu a přesné plánování nákladů na tisk na určité období. IT oddělení společnosti Baumax se mohlo tedy začít věnovat důležitějším činnostem než správě flotily tiskových zařízení. Finanční oddělení následně uvítalo snížení nákladů a možnost transparentnější tvorby svého budgetu.

Společnost Xerox ale nejsou jen tiskárny a kopírky, neboť poskytuje také služby ve správě dokumentů a jejich oběhu ve firmě. V posledních letech nabízí Xerox významnou službu, která u jejich klientů hodně rezonuje – CCS. To je proces, který spočívá v automatickém vytěžování dat z dokumentů. Společnost je pak schopná formou outsourcované služby zákaznické dokumenty (faktury, dodací listy, …) převzít (fyzicky či elektronicky), extrahovat z nich klíčová data, a tato následně dopravit do ERP či jiných systémů zákazníka. Samozřejmostí je zajištění bezpečné a důvěryhodné archivace originálních papírových dokumentů. Díky vlastnímu tiskovému a skenovacímu centru, které se nachází v Praze, má v tomto směru společnost Xerox téměř neomezené kapacity. Tato služba přináší, kromě finanční úspory, i výraznou eliminaci chyb způsobených lidským faktorem. Navíc zvyšuje rychlost zpracování a celkově vede k optimalizaci a efektivitě správy všech dokumentů.

Zdroj a foto: Radek Lukeš, Strategic Account Manager, XEROX CZECH REPUBLIC